ビデオ会議通話はもはや目新しさではなく、現実のものです。ビデオ通話により、自宅で仕事をしたり、現場のオフィスに接続したり、遠方のクライアントと直接会ったりすることができます。ここでは、生産的でグリッチのないビデオ会議通話を開催するための10のヒントを紹介します。

技術とインターネットの進歩は、現代のプロの仕事の仕方を変えました。ビデオ会議通話はもはや目新しいものではありません – それは現実です。ビデオ通話により、自宅で仕事をしたり、現地のオフィスに連絡したり、遠方のクライアントと直接会ったりすることができます。ある調査によると、62％の経営陣が、ビデオ会議がより強力な関係を築き、コミュニケーションを音声対応よりも強化することに同意しています。

対面会議と同様に、ビデオ通話にも課題があります。会議の主催者が、共有されている内容に基づいて行動するよう参加者に影響を与えるためには、事前に準備し、注意散漫を防ぐことが最善です。

アップデートをダウンロードしときましょう

会議の開始時にダウンロードされるソフトウェアアップデートのように、ビデオ会議の開催者にパニックを引き起こすことは何もありません。電話の午前中に、ソフトウェアを開いてアップデートを確認してください。これにより、アップデートをダウンロードするための時間的な制約がなくなります。コンピュータを再起動してソフトウェアをもう一度開き、すべてが正しく設定されていることを確認します。アップデートでダッシュボードの変更が行われた場合は、この余分な時間を使用して簡単な概要を確認し、効率的な通話をホストする準備を整えます。

5分前に会議室に参加しておく

あなたが経験豊富な会議主催者であるかどうかにかかわらず、技術的な問題が発生します。事前に機器をテストして、予期しない問題を回避してください。マイクとビデオカメラが効果的に機能することを確認します。あなたの接続が安定していることとそのサウンドとビデオが遅れていないことを確実にするために早めにミーティングに参加してください。あなたが会議を主催しているなら、これはあなたがあなたが最初に参加することを保証するのにも役立ちます。

参加者は操作がわからない場合が多い

多数のビデオ会議通話サイトとプラットフォームがあります。すべてのユーザーがそれぞれに精通しているわけではありません。あなたの視聴者はプラットフォームについて何も知らないと仮定します。通話を開始したら、ミュート、チャット、グループ会話の掲示板など、提供されているツールの場所について、視聴者に簡単に説明します。非常に多くの視聴者がいる場合は、参加者のための基本原則を確立してください。グループの掲示板に投稿するか、直接あなたにメッセージを送ることによって、質問をするように人々を促します。質問やコメントが来るまで参加者を自動ミュートするには、ホストツールを使用します。これにより、不要なノイズや他の参加者の注意をそらすことを減らすことができます。 

オフィスに適した服装を着用

あなたはおそらく誰かが完全に不適切または気を散らすものを身に着けているビデオ会議に出席しました。参加者はあなたを胸の上からしか見ることができないので、大きなパターンや色を避けることが重要です。アクセサリーが多すぎる、ジュエリーや大きすぎるスカーフは、会議の妨げになります。

混乱を解消

ビデオ通話の素晴らしいところは、いつでもどこからでも仕事ができるということです。問題は、ビデオを開始する前に出席者が周囲に十分な注意を向けないことが多いということです。あなたが始める前に、カメラの範囲内にあるものをストックしてください。影を落とすようなバックライトのない明るい場所を選択してください。また、背後にあるものを確認してください。他の人が見ることができないほど視覚的な注意をそらさないようにします。参加者があなたのワークスペースに書類、本、物資の山を目撃しないようにあなたのスペースをきれいにしてください。

騒音を避けて下さい

あなたはいつもオフィスからテレビ電話会議に参加したり、電話会議を行ったりすることはできません。私たちはしばしば自分の家の居心地がよく、地元の喫茶店や中心的なコミュニティエリアにいます。周囲の背景雑音に注意してください。例えば、吠える犬はあなたと他の出席者の両方にとって気を散らすものです。動物は、コンピュータから遠く離れた場所に閉じ込めてください。Bluetoothヘッドセットを装着している場合は、それらがバックグラウンドノイズを拾って増幅することに注意してください。あなたが喫茶店にいるならば、すべての出席者はエスプレッソマシンを聞くでしょう。あなたがコミュニティエリアにいるならば、人々があなたのワークスペースに出入りして移動するにつれて騒音状態は変わるかもしれません。ビデオ会議を主催し参加する静かな場所を見つけましょう。