仕事のためには会議が必要になることも多いでしょう。関係者で集まって話し合いをし、現在の状況を報告したり、新しい方針を決めたりします。このときに最近では新しい会議の形も始まっています。

それがテレビ会議・ビデオ通話・Web会議などです。会議のために関係者を全員集めるより効率が良い事が多いため、活用してみるといいでしょう。

テレビ会議・ビデオ会議という用語は、ユーザーがインターネット経由でアプリケーションを介して、コンピューターまたはデバイスにローカルにダウンロードされたソフトウェアを介して、またはオンプレミス環境で電話をかけることを可能にするコラボレーションテクノロジを包含しています。

専用機だけでなく、PC・スマートデバイスでの利用やTV電話（IP電話）との連携など、様々なデバイスを活用できます。

どんな会議になる？

テレビ会議・Web会議はそれぞれで少し違いもあるのですが、共通しているのは関係者全員が同じ場所に居合わせないこと。行うのは映像上での顔合わせとなります。

相手の状況がモニターに映し出され、リアルタイムで通信できますから、関係者全員はわざわざ同じ場所に集まる必要はなく、各自が今いる場所や、特定の通話の拠点にそれぞれ集まることで、あとはこれらシステムを通し、モニター上で対話できるのです。

直接顔を合わせてはいませんが、電話のように直接会話ができます。また、ただの電話と違って相手の顔が見えるため、微妙なニュアンスなども伝わりやすくなり、電話とは違う踏み込んだ話し合いができます。そのため直接顔を合わせないというやや特殊な会議にはなりますが、従来の会議のように決めるべき内容は決められる会議となるでしょう。

すでに活用している企業も

これらは将来的に普及する会議の形なのではと思えるかもしれませんが、実はもう普及しつつある会議の形です。簡単にこの会議を行う方法もありますから、新しい技術を使った効率化の方法に興味のある企業や個人などの間でどんどん使われ始めています。

会議に費やすコストなどを削減したいときなどテレビ会議・ビデオ通話・Web会議など活用してみるといいでしょう。

何が必要ですか？

強いビジネス関係を築くためには、緊密なコラボレーションが必要です。そして緊密なコラボレーションは、単純な電話を超えた効果的な会議から始まります。

ユーザーはデスクトップ、モバイル（スマートフォンまたはタブレット）、またはビデオデバイス（会議室などの専用ビデオ会議環境のビデオエンドポイント）を介してテレビ会議・ビデオ会議を開催できます。

テレビ会議・ビデオ会議の最初のステップは、デバイスに関係なく、会議ソフトウェアをインストールすることで、次のような点を確認して選定してください。

ハウリング・エコー除去

ビデオ会議システムの基本機能の1つとして、エコー除去がある。エコー除去は、音声出力（スピーカー）の音声がある時間後に再びコーデックの音声入力（マイクロフォン）に拾われてしまったときに発生するエコーを検出するアルゴリズムである。エコー除去をしない場合、遠隔にいる人が自分の声が戻ってくるのを聞いてしまったり、強烈な残響によって聞きにくくなったり、ハウリングが発生したりする。エコー除去はプロセッサ能力を要する処理で、一般に微妙な間隔の音声の繰り返しを処理する。

機能性

テレビ会議・ビデオ会議中に画面共有できますか。ビデオ会議は観客を投票できますか？ホワイトボードで新しいアイデアをブレインストーミングする通話を録音できます？音声通話だけでなく、それ以上のことができるようになれば、会議を真のコラボレーションへと導くことができます。

セキュリティの考慮

初期導入費の安さ、運用のしやすさなどからクラウド型のWeb会議システムを利用する企業が増えています。

インターネットを介して映像や音声をやり取りする会議システムの場合、情報漏えいのリスクが常に伴います。こうしたリスクを減らすための対策として考えられるのが、社内専用のVPNを利用する事です。
※ 安全性は高まるものの、VPNコストが膨らんでしまう点はトレードオフです。

セキュリティ重視なら、クラウドサービス利用ではなく、VPNを利用してオンプレミス型のWeb会議システム導入を検討するのも良いでしょう。

Web会議では社内の機密情報や文書がやり取りされることもあるため、企業の業務内容や利用用途に応じた導入計画が求められます。