テレビ会議・Web会議で仕事の効率も高まる

ビジネスシーンではネットワークを利用したコミュニケーションを頻繁に行うようになって久しいですが、近年ではその傾向がさらに強くなっており、大企業だけでなく中小企業でも積極的にテレビ会議・Web会議で打ち合わせを行ったりしています。

テレビ会議・Web会議を頻繁に行うようになった背景にはやはりそういったことができるツールが充実してきていること、使うためのノウハウもわかりやすいことがあげられます。

ひと昔前までは打ち合わせと言えばその場にいる人間だけで行うのが当たり前でしたし、基本的には社内だけで行うことがほとんどで、支社は支社で別に会議をし、その後情報共有するのが一般的でした。

しかしそれでは各支社で一度意見をまとめてから再度話し合わなければならないので当然時間がかかってしまいますし、情報共有もうまくできない可能性があります。

特に資料をたくさん使う場合、その中身が間違っていたら気づくまでに時間もかかってしまいます。

テレビ会議・Web会議は即時にコミュニケーションが可能

その一方でテレビ会議・Web会議であれば即時にコミュニケーションが取れますから、間違った情報もその場ですぐに訂正できますし、わざわざ一度各支社で意見をまとめなくても、その場で意見交換することができます。

実際にテレビ会議・Web会議をして情報交換している企業に話を聞いてみると、もっともよかったと答えているのは普段外へ出たり出張することが多い人間もこうしたやり方を通じて打ち合わせに参加できることを挙げていました。

現場の声がリアルタイムで入ってくるのはとても魅力的ですし、すぐに反応できればたとえミスがあったとしてもその企業はしっかり対応してくれたと顧客側は感じるでしょう。顧客にとってシステムのことまで把握していないでしょうから、この点はとても重要になります。

どんなツールが使えるの？

それではテレビ会議・Web会議を利用するためにはどのようなツールが必要になるかというと、最近勢いをつけているのが Googleハングアウトで、このツールはGoogleアカウントがあればだれでも参加できますし、カメラ通話や音声機能、チャット機能とちょっとした会議をするなら十分な機能です。

比較的シンプルな仕様になっているため、大丈夫なの？と思われるかもしれませんが、通常の打ち合わせでこれ以上求められることもそうそうないでしょう。