Web会議を使う際に気をつけておくべきポイントとは？

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Web会議を導入する意味

昨今では、多くの企業がテレビ会議やWeb会議を社員同士のコミュニケーションに活用しています。

離れていても画面越しにリアルタイムで話せるというのは大きなメリットですし、マンツーマンでも複数人でも可能ですから、急に打ち合わせをしなければならない場合でも非常に役立つのです。

基本的にインターネットに接続できる環境があれば、パソコン・タブレット・スマートフォンがあれば使えますし、ウェブカメラも良いものを購入すればかなり高画質でテレビ会議ができます。

Web会議をするためには専用のツールやサーボスを導入する必要がありますが、それらは特徴がありますのでしっかり押さえておかなければなりません。

そして何よりもまずは「なぜWeb会議を必要としているのか」を明確にしておく必要があります。

Web会議をするときのポイントとしてまずあげられるのが、導入するサービス・ツールの特徴を把握することで、これを知らなければ導入したところでうまく使いこなせません。

オンプレスミス型とクラウド型の2種類に分かれているものも多いですが、そもそもオンプレスミス型とクラウド型の違いが分からなければ導入することはできません。

オンプレスミス型とは簡単に言えば自社でサーバーやネットワークを構築すること、クラウド型はサーバーやサービスをレンタルするなどしてネットワーク構築を外部に任せていることを指しています。

一般的にはクラウド型が多いと思いますが、このあたりの違いは把握しておかなければなりません。

さらにそのツールの持つ基本的な特徴もおさえておく必要があって、単に顔を見て話せる・チャット機能がついているだけのツールもあれば、ホワイトボード機能がついていたりするものもあります。

また、ツール自体も無料で使えるものから有料のものまで非常に幅広くありますので、それぞれの特徴をチェックして比較してから使うといいでしょう。

無料版だと時間制限や人数制限があるものも多いですし、有料版との違いはどんなところにあるのかも調べておいてください。

まずは無料版でどんな感じか試してみるのがいいかもしれません。