テレビ会議・ビデオ通話で効率アップ

現在はメールやチャットなども普及し、担当者と連絡を取るのは格段に簡単になりましたが、それでも直接顔を合わせたコミュニケーションも必要ですよね。たとえば問題が発生した場合など、詳しく状況を確認するために双方で顔を合わせて報告と今後の対策を話し合いたいときもあるでしょう。そのようなときに使うといいのがテレビ会議・ビデオ通話です。

以前よりも直接顔を合わせなくても仕事ができる環境が整っているため、急に問題が発生したときに担当者が近くにいるとは限りません。それでも直接の話し合いがしたいときは担当者を呼ぶ必要がありますが、遠方にいるときは相手が到着するのを待たないといけません。行く方からすると、話し合いのためだけに遠方まで出かけていくのはやはり効率が悪いですよね。

テレビ会議・ビデオ通話を使えば離れたところにいる相手とすぐつながり、モニター越しにはなりますが相手と顔を合わせて話ができます。ちょっとした話し合いでいいならこれで十分となることも多く、話し合いが終わったらすぐに双方自分の仕事を始められます。効率アップに非常に役立ちますから、効率を上げたいときにはテレビ会議・ビデオ通話はおすすめです。

テレビ会議・ビデオ通話の環境ってすぐ作れる？

テレビ会議・ビデオ通話の環境はすぐに作れるのか、気になるところでしょう。これは選ぶシステムにもよります。通話アプリなどのツールを通してのビデオ通話などならすぐに利用できることも多いです。

通信が高品質なテレビ会議システムを導入したい場合、専用機器なども必要になりますから、思い立ったその日にすぐ構築するのは難しいことが多いです。なるべく早くそのような環境を作りたいなら早めに着手することが大事です。

資料配布をスムーズにするための各種ファイル共有も必要

テレビ会議前に、参加者へ説明資料を配布して、それに沿って会議を進めることをサポートするツールがあります。Office資料の共有や、デスクトップに開いている画面を見せたい場合のスクリーン共有が必要です。

これらの機能があると、参加者が同じ資料や画面を同時に見て話せるので、円滑な議事進行を強力にサポートしてくれます。